Je hebt een personeelshandboek...

Daarin staat precies hoe het binnen jouw bedrijf geregeld is. Vakantie, bijzonder verlof, ziekmelden, werktijden, overwerk, thuiswerken, declaraties en allerlei andere personeelszaken.

Mooi geregeld.

Maar toch krijg je vragen als:

“Mijn broer gaat trouwen. Heb ik dan recht op een vrije dag?”

“Mag ik onder werktijd naar de tandarts?”

“Hoeveel vakantiedagen heb ik eigenlijk?”

“Hoe moet ik me ziekmelden?”

“Krijg ik overuren uitbetaald?”

En dus zoek jij, je leidinggevende of iemand van de administratie het antwoord weer op.

Terwijl het antwoord allang in het personeelshandboek staat.

Het probleem is niet dat je geen personeelshandboek hebt

Het probleem is dat vrijwel niemand het leest.

En eigenlijk is dat ook niet zo vreemd.

Een medewerker met een simpele vraag heeft meestal helemaal geen zin om eerst een document van tientallen pagina’s door te spitten.

Als hij het überhaupt kan vinden.

Misschien staat het ergens op SharePoint. Misschien op het intranet. Misschien is er ooit een pdf rondgestuurd. En misschien staat die pdf nog steeds in iemands mailbox, terwijl er inmiddels alweer twee wijzigingen zijn geweest.

Dus wat doet een medewerker?

Die stelt de vraag aan iemand die het waarschijnlijk weet.

Aan jou. Aan zijn leidinggevende. Aan de administratie.

En zo blijf je dezelfde vragen beantwoorden.

Wat als je medewerker gewoon zijn vraag kan stellen?

Dat kan inmiddels anders.

We kunnen jouw personeelshandboek beschikbaar maken via de Digitale HR-assistent van HR-Backoffice.

Een medewerker hoeft dan niet meer te zoeken waar het personeelshandboek staat of op welke pagina een bepaalde regeling wordt uitgelegd.

Hij stelt gewoon zijn vraag:

“Mijn broer gaat trouwen. Heb ik recht op verlof?”

De HR-assistent zoekt het antwoord in het personeelshandboek van jouw organisatie en geeft direct antwoord in begrijpelijke taal.

Heeft de medewerker daarna nog een vraag?

Dan vraagt hij gewoon door.

Dat scheelt jou vooral heel veel terugkerende vragen

En dat is voor een ondernemer misschien wel het grootste voordeel.

Veel HR-vragen zijn helemaal niet ingewikkeld. Maar iedere losse vraag kost wel tijd.

Je wordt onderbroken. Je moet het antwoord opzoeken. Of iemand binnen je organisatie moet het uitzoeken.

Eén vraag kost misschien maar vijf minuten.

Maar dezelfde soorten vragen komen iedere week terug.

Met een digitaal toegankelijk personeelshandboek kunnen medewerkers veel van die antwoorden voortaan zelf krijgen.

Zonder jou daarvoor nodig te hebben.

En eerlijk: soms ben je diezelfde vraag gewoon zat

Dat kost niet alleen tijd.

Het kan ook gewoon irritant zijn.

Je hebt iets netjes vastgelegd. Je hebt het misschien al een paar keer uitgelegd. En toch komt dezelfde vraag weer voorbij.

“Waar staat dat ook alweer?”

“Hoeveel dagen krijg ik daarvoor?”

“Hoe moest ik me ook alweer ziekmelden?”

Natuurlijk wil je dat medewerkers hun vragen stellen.

Maar je hoeft ze niet allemaal zelf te beantwoorden.

De Digitale HR-assistent vindt het namelijk prima om voor de 37e keer dezelfde vraag te krijgen.

Hij wordt niet ongeduldig. Heeft nooit een slechte dag. En vindt geen enkele vraag dom.

Een medewerker kan dus rustig iets voor de tweede of derde keer vragen zonder het gevoel te hebben dat hij iemand lastigvalt.

En het tijdstip maakt ook niet uit.

De Digitale HR-assistent is er 24 uur per dag, 7 dagen per week.

Ook voor medewerkers wordt het makkelijker

Voor een medewerker maakt het niet uit waar een regeling staat of hoe het hoofdstuk in het personeelshandboek heet.

Hij hoeft ook niet te bedenken of zijn vraag onder bijzonder verlof, werktijden of een andere regeling valt.

Hij stelt zijn vraag zoals hij die ook aan jou zou stellen.

Dat maakt informatie veel toegankelijker.

En soms ook laagdrempeliger. Niet voor iedere vraag wil of hoeft een medewerker meteen naar zijn leidinggevende.

En misschien wil hij gewoon nog even doorvragen.

Dat kan zonder dat hij het gevoel heeft dat hij iemand tot last is.

Iedereen krijgt antwoord vanuit dezelfde actuele afspraken

Er is nog een voordeel.

Vraag drie leidinggevenden hoe een bepaalde regeling werkt en de kans bestaat dat je drie verschillende antwoorden krijgt.

De één weet nog hoe het vijf jaar geleden geregeld was. De ander denkt dat hij het weet. En nummer drie zoekt daadwerkelijk het personeelshandboek erbij.

Door medewerkers toegang te geven tot dezelfde actuele informatie ontstaat er veel meer eenduidigheid.

En verandert er iets in jouw personeelsbeleid?

Dan hoeft niet ergens een nieuwe pdf rond te zwerven naast drie oude versies. De actuele versie van het personeelshandboek vormt de basis voor de antwoorden.

En je arbeidsovereenkomsten?

Een actueel personeelshandboek heeft nóg een voordeel.

Veel afspraken uit het personeelshandboek hebben namelijk een relatie met wat je in je arbeidsovereenkomsten vastlegt.

Verander je een regeling, arbeidsvoorwaarde of werkwijze? Dan wil je voorkomen dat je personeelshandboek het één zegt, terwijl je bij een nieuwe medewerker in de arbeidsovereenkomst iets anders vastlegt.

Door je personeelshandboek actueel te houden, kun je wijzigingen veel makkelijker doorvertalen naar je arbeidsovereenkomsten.

Zo blijven beide documenten met elkaar in lijn.

Andersom werkt het ook. Niet iedere afspraak hoeft uitgebreid in iedere individuele arbeidsovereenkomst te worden opgenomen. Voor regelingen die daarvoor geschikt zijn, kun je in de arbeidsovereenkomst verwijzen naar het personeelshandboek.

Dat houdt je arbeidsovereenkomsten overzichtelijker en maakt het makkelijker om je HR-documentatie actueel en consistent te houden.

Van document naar hulpmiddel

Dat is uiteindelijk de grootste verandering.

Een traditioneel personeelshandboek is vooral een plek waar je informatie opslaat.

Een digitaal toegankelijk personeelshandboek helpt medewerkers om die informatie ook daadwerkelijk te gebruiken.

De medewerker hoeft niet te weten waar het antwoord staat.

Hij hoeft alleen zijn vraag te weten.

En jij hoeft hem niet iedere keer opnieuw te beantwoorden.

Heb je al een personeelshandboek?

Dan kunnen we jouw bestaande personeelshandboek beschikbaar maken via de Digitale HR-assistent van HR-Backoffice, zodat jouw medewerkers er voortaan zelf hun vragen aan kunnen stellen.

En moet je personeelshandboek eerst worden bijgewerkt? Dan kunnen we meteen zorgen dat je personeelshandboek en arbeidsovereenkomsten weer goed op elkaar aansluiten.

Wil je weten hoe dat voor jouw organisatie werkt? Neem dan contact met ons op.