AI op de werkvloer? Als werkgever moet je hier nu iets mee
ChatGPT, Copilot en andere AI-tools zijn in korte tijd onderdeel geworden van het dagelijks werk.
Medewerkers gebruiken AI om teksten te schrijven, informatie samen te vatten, mails op te stellen, ideeën uit te werken of gegevens te analyseren. Soms omdat de werkgever dat stimuleert. Maar waarschijnlijk gebeurt het ook binnen organisaties die er nog helemaal geen afspraken over hebben gemaakt.
En juist dat laatste wordt steeds lastiger.
De Europese AI-verordening verplicht organisaties die AI-systemen gebruiken namelijk om maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat medewerkers die met AI werken over voldoende AI-geletterdheid beschikken.
Die verplichting geldt al sinds 2 februari 2025. Sinds 2 augustus 2026 is ook de nationale handhaving van deze verplichting van toepassing. De Europese Commissie schrijft daarbij geen verplichte cursus, certificaat of aantal trainingsuren voor. Wat nodig is, hangt onder andere af van de kennis van medewerkers, de context waarin AI wordt gebruikt en de mogelijke risico's.
Weer een nieuwe verplichting?
Je kunt het zo bekijken.
Werkgevers hebben al genoeg regels om rekening mee te houden. En nu moet je blijkbaar óók nog nadenken over wat je medewerkers met AI doen.
Maar AI is inmiddels zo toegankelijk dat niets regelen eigenlijk sowieso geen verstandige optie meer is.
Want wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer een medewerker een arbeidsovereenkomst, klantgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie in een openbare AI-tool plakt?
Of wanneer een leidinggevende AI gebruikt om een sollicitant te beoordelen?
Wie controleert of de uitkomst van AI eigenlijk wel klopt?
En weten medewerkers überhaupt welke informatie ze wel en niet mogen invoeren?
Ook zonder Europese regelgeving zijn dat vragen waar iedere werkgever inmiddels een antwoord op zou moeten hebben.
Lees hier meer over de verplichtingen van de Wet Loontransparantie 2026
Wat moet je als werkgever minimaal regelen?
Maak om te beginnen duidelijke afspraken over het gebruik van AI binnen je organisatie.
Leg bijvoorbeeld in je personeelshandboek of een apart AI-protocol vast welke AI-toepassingen medewerkers mogen gebruiken, waarvoor ze deze mogen gebruiken, welke informatie nooit mag worden ingevoerd en dat medewerkers verantwoordelijk blijven voor het controleren van de uitkomst.
Maar alleen iets opschrijven is niet voldoende.
Wanneer medewerkers AI gebruiken, moet je ook zorgen dat zij begrijpen hoe ze er verantwoord mee omgaan. De AI Act vraagt juist om passende maatregelen rond kennis en vaardigheden.
En daar ligt wat ons betreft vooral een kans.
Als je het dan toch moet regelen, doe het dan goed
Je kunt medewerkers een protocol sturen met tien dingen die ze niet mogen doen.
Dan heb je weer een regel toegevoegd aan het personeelshandboek.
Je kunt hetzelfde moment ook gebruiken om medewerkers te leren wat ze met AI wél kunnen doen.
Want iemand die AI goed leert gebruiken, kan bijvoorbeeld sneller informatie verwerken, betere eerste versies van documenten maken, ideeën onderzoeken, administratieve werkzaamheden versnellen en veel sneller gebruikmaken van kennis die anders moeilijk toegankelijk is.
AI kan daarmee niet alleen een risico zijn dat je moet beheersen.
Het kan je medewerkers en je bedrijf juist veel sterker maken.
De vraag is dus niet óf je iets met AI moet
Die fase zijn we inmiddels voorbij.
De Europese regels geven werkgevers een extra reden om het gebruik van AI binnen de organisatie nu goed te regelen.
Onze tip?
Zie dat niet alleen als verplichting. Gebruik het als aanleiding om AI te omarmen.
Maak duidelijke afspraken. Leg ze vast. Zorg dat medewerkers weten waar de grenzen liggen.
En leer ze vervolgens vooral hoe ze AI wél slim kunnen gebruiken.
Want de organisaties die hun medewerkers nu leren om verantwoord en effectief met AI te werken, kunnen daar de komende jaren weleens veel meer voordeel van hebben dan organisaties die AI vooral proberen tegen te houden.
AI nog niet geregeld binnen je organisatie?
HR-Backoffice kan helpen om het praktisch te maken.
Van duidelijke afspraken over AI-gebruik en opname daarvan in het personeelshandboek tot een praktische instructie voor medewerkers.
Zodat je niet alleen aan de regels voldoet, maar AI ook daadwerkelijk voor je organisatie laat werken.
