Wanneer vervallen vakantiedagen eigenlijk?

Kortgezegd: wettelijke vakantiedagen vervallen binnen een half jaar na het jaar van opbouw. Boven-wettelijke vakantiedagen vervallen pas na vijf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Uiteraard zijn er weer de nodige haken en ogen, maar we proberen je bij deze wat handvatten te geven.

Wettelijke vakantiedagen

Dit is het aantal vakantiedagen waarop een werknemer minimaal recht heeft op basis van de wet (voor de liefhebbers: art. 7:634 BW). In dit wetsartikel staat dat iedere werknemer recht heeft op minimaal vier keer het aantal uren dat hij per week werkt. Bij een werkweek van 40 uur is dat dus 160 uur vakantie, oftewel 20 vakantiedagen.

Bovenwettelijke vakantiedagen

Dit zijn de extra vakantiedagen bovenop de wettelijke. De meeste Cao’s in Nederland kennen werknemers meer vakantiedagen toe dan die 20 bij fulltime, en alle meerdere dagen zijn dus bovenwettelijk. Ook bij veel werkgevers zonder Cao gelden er meer vakantiedagen dan het wettelijk minimum.

Dagen kunnen vervallen

Mag een werkgever nou zomaar een streep trekken door de opgebouwde (wettelijke) vakantiedagen? Je voelt ‘em al aankomen: nee, dat mag niet. Volgens het Europees Hof van Justitie (diverse uitspraken) moet een werkgever wel eerst actie hebben ondernomen in het kader van de informatie- en bewijsplicht. Werkgever moet nl. kunnen aantonen dat hij de werknemer op tijd heeft geïnformeerd dat zijn vakantiedagen gaan vervallen als de dagen niet tijdig worden opgenomen. Daarbij is het van belang dat de werknemer ook de mogelijkheid krijgt om die dagen ook echt op te nemen. Als een werknemer de dagen niet heeft kunnen opnemen bijvoorbeeld vanwege arbeidsongeschiktheid, blijven deze dagen gewoon staan.

Tips

1. Zet in de arbeidsovereenkomst, personeelshandboek, etc. overal duidelijk uitgesplitst het aantal wettelijke vakantiedagen en de bovenwettelijke dagen;
2. Zorg voor een goed systeem van het bijhouden van deze dagen, zoals bijvoorbeeld via het salarispakket;
3. Communiceer duidelijk en tijdig dat als werknemer zijn dagen niet tijdig opneemt, deze komen te vervallen;
4. Communiceer dit in combinatie met het verstrekken van het overzicht van opgebouwde en opgenomen dagen (bijvoorbeeld ieder half jaar);
5. Communiceer dit dermate tijdig dat werknemer nog de tijd heeft om de dagen alsnog op te kunnen nemen (bijvoorbeeld in februari/maart van ieder jaar zodat opname van de wettelijke dagen vóór 1 juli nog goed te plannen valt).

Heb je vragen of hulp nodig? 

Bijvoorbeeld  bij het inrichten van een (online) verlofadministratie met handige app om verlof aan te vragen en goed te keuren zodat het direct in de administratie staat? Neem dan contact op met je contactpersoon van de HR-Backoffice of mail naar info@hr-backoffice.nl.