3 Tips voor Onboarding van nieuwe medewerkers, zonder extra werk op je bordje
Een paar jaar geleden, vlak voor de opkomst van COVID, boekten wij een heerlijke zonvakantie. Met goede moed op weg naar het vliegveld begon onze reis al met een knelpunt bij Hoevelaken. Een ongeluk, een dikke file, en dus flinke vertraging gooiden het eerste roet in het eten.
Vertraging geeft onboarding-stress
De extra ingecalculeerde reistijd was als sneeuw voor de zon verdwenen en het begon spannend te worden of we de vlucht wel gingen halen.
De schrik was dan ook groot toen we aankwamen op het vliegveld en enorme lange rijen ontdekten vanwege een capaciteitsprobleem bij de douane en de bagageafhandeling.
Toen we eindelijk aan de beurt waren, bleek tot onze volgende schrik dat onze boardingpass niet klopte door een fout bij het invoeren. Nog meer stress, maar dankzij de hulp van de grondstewardess kon het snel worden opgelost.
Onboardingstress verpest de start van de reis
Helaas stuurde de behulpzame dame ons vervolgens per ongeluk naar de verkeerde gate, wat resulteerde in nog meer paniek, want het vliegtuig stond nu echt op het punt te vertrekken. Gelukkig vonden we snel de juiste gate en konden we nog net op tijd instappen. Eenmaal in het vliegtuig voelden we de stresshormonen door ons lichaam gieren. Bezweet, moe, geïrriteerd, en een tikkeltje agressief zaten we in de vliegtuigstoel, dit is geen goede start van een reis.
Dit geldt ook in het bedrijfsleven
Tijdens de reis realiseerde ik me dat het voor nieuwe werknemers vergelijkbaar is bij de start van hun dienstverband, tegenwoordig “employee journey” genoemd, bij een nieuwe werkgever. De kwaliteit van pre-boarding en onboarding bepaalt hoe een werknemer zich voelt wanneer de reis aan boord begint. Als er tijdens pre-boarding en onboarding van alles misgaat, stap je waarschijnlijk gestrest, gefrustreerd, en geïrriteerd aan boord. Op dat moment is het lastig om te genieten van de reis. En dus ook van je nieuwe werkplek en de employee journey.
Een stressvrije start van de employee journey
Het is voor werkgevers dus van het allergrootste belang dat je nieuwe medewerkers een zachte landing kunnen maken in jouw organisatie zonder onboardingstress. Een soepele overgang van de eerste kennismaking in het sollicitatiegesprek, naar betrokkenheid en motivatie en het leveren van topprestaties wanneer de medewerker aan boord is.
Hier zijn drie tips om nieuwe medewerkers op natuurlijke wijze aan boord krijgen en zo een vliegende start van de employee journey te geven, zonder onboarding stress:
Hoe creëer je een zachte landing voor nieuwe medewerkers, zonder onboarding stress?
Tip 1: Pre-boarding - Een Warm Welkom, al Voor de Eerste Werkdag
Pre-boarding, de kunst van het verwelkomen nog vóór de eerste officiële werkdag.. Pre-boarding is de introductieperiode waarin nieuwe teamleden zich kunnen voorbereiden op hun aankomende rol.
Voordat een nieuwe medewerk voor het eerste de werkplek betreedt kan je al veel doen om op jullie gezamenlijke reis voor bereiden. Voorbeelden van belangrijke pre-boarding activiteiten zijn:
--> Klik hier om gratis ons E-Book "Het Geheim van Pre-boarding" te downloaden.
1.Verassende voorbereiding: stuur een Welkomstpakket: Stuur een gepersonaliseerd welkomstpakket naar het huisadres van de nieuwe medewerker. Dit kan bedrijfsmerchandise, een welkomstbrief, relevante bedrijfsinformatie en misschien zelfs enkele goodies bevatten. Hierdoor voelt de medewerker zich gewaardeerd en maakt het hen enthousiast over de aanstaande start.
2. Journey in the cloud: gebruik een Digitale Onboarding Portal: Creëer een toegankelijk digitaal portaal met nuttige informatie, zoals het personeelshandboek, contactgegevens van belangrijke personen, en andere relevante bronnen. Dit stelt de medewerker in staat om zich voor te bereiden op hun rol voordat ze officieel aan de slag gaan.
3. De reisleider: werk met een Buddy-systeem: Wijs een ervaren medewerker als 'buddy' toe aan de nieuwe collega. Dit kan een mentorrol vervullen en de nieuwe medewerker helpen bij vragen, sociale integratie en het begrijpen van de bedrijfscultuur.
Door deze pre-boarding activiteiten te integreren, creëer je een positieve ervaring voor nieuwe medewerkers en creëer je al betrokkenheid bij het bedrijf vóór de eerste werkdag.
Een goede voorbereiding vermindert stress
Dit zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, anticiperen op wat komen gaat, en zich al een beetje 'thuis' voelen voordat ze de deur binnenstappen waardoor ze minder spanning ervaren tijdens de eerste werkdagen.
Tip 2: Checklist - Organiseer en Plan de reis van je nieuwe medewerker
Een gestructureerde checklist is als het kompas dat je helpt om op de plaats van bestemming te komen.
Stel je voor dat een nieuwe medewerker cruciale informatie mist of een stap overslaat tijdens het inwerkproces. Dit kan niet alleen hun eigen ervaring beïnvloeden, maar ook de efficiëntie van het hele team belemmeren. Een checklist die alles omvat, van administratieve taken tot het delen van de visie, zorgt ervoor dat geen enkel detail over het hoofd wordt gezien.
Must-haves voor je onboardingchecklist
Om te voorkomen dat een nieuwe medewerker zich niet welkom of waardevol voelt, is het van cruciaal belang om specifieke elementen op te nemen in de onboarding checklist. Deze moeten gericht zijn op het bieden van duidelijkheid, ondersteuning en de mogelijkheid om snel bij te dragen. Hier zijn drie essentiële must-haves voor je onboading checklist:
1. Essentieel: Informatie verstrekken over de eerste werkdag:
De eerste werkdag kan zenuwslopend zijn voor nieuwe medewerkers. Door specifieke informatie te verstrekken over waar ze moeten zijn, wie ze kunnen ontmoeten, wat ze moeten meenemen en wat ze kunnen verwachten, verminder je onzekerheden en creëer je een gevoel van voorbereiding.
2. Doorslaggevend: Toewijzen van een inwerkmentor of buddy:
Het hebben van een mentor of buddy in de eerste dagen kan een enorm verschil maken. Deze toegewezen persoon kan de nieuwe medewerker begeleiden, vragen beantwoorden, informele inzichten delen en helpen bij het opbouwen van relaties binnen het team. Dit draagt bij aan een gevoel van verbondenheid en welkom zijn. Laat de nieuwe medewerker voor de eerste werkdag al (online) kennismaken met de buddy.
3 cruciaal: Toegang tot e-mail en applicaties:
Dit is de meest gemaakt fout bij onboarding.
Een soepele start vereist dat nieuwe medewerkers direct toegang hebben tot de essentiële hulpmiddelen. Dit omvat toegang tot hun zakelijke e-mail en de benodigde applicaties en software en hier gaat het in de praktijk het meest fout. Een vertraging in deze toegang kan niet alleen frustrerend zijn, maar kan ook de productiviteit belemmeren. Het zorgvuldig opnemen van deze stap in de checklist waarborgt een vlotte start.
Hou je nieuwe medewerkers aan boord
Door deze elementen op te nemen in de onboarding checklist, zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers niet alleen de benodigde informatie hebben, maar ook een gevoel van ondersteuning en waardering ervaren vanaf het allereerste moment. Het resultaat is een betere integratie, een positieve eerste indruk en een hogere kans op langdurige betrokkenheid binnen het bedrijf.
Een vliegende start organiseren
Met de gestructureerde checklist van HR-Backoffice breng je orde in het onboardingproces. Hiermee worden nieuwe medewerkers vlot en georganiseerd ingewerkt, zonder de zorgen over missende stappen of vergeten taken. Een gestructureerde start zorgt voor een vliegende start, waarbij alle elementen van pre- en onboarding naadloos samenkomen.
--> Klik hier om onze professionele en uitgebreide checklist onbaording te downloaden
Tip 3: Inwerkplan met Meetbare Doelen – Wat is de bestemming?
Waarom is het van cruciaal belang dat een inwerkplan meetbare doelen bevat? Stel je voor dat een nieuwe medewerker wordt verwelkomd in een nieuwe rol zonder heldere verwachtingen. Dit kan leiden tot onzekerheid, gebrek aan richting en uiteindelijk verminderde prestaties.
Meten is weten
Een inwerkplan met meetbare doelen is als de roadmap naar succes. Het geeft niet alleen de nieuwe medewerker een duidelijke richting, maar het stelt ook werkgevers in staat om de voortgang te meten. Door specifieke doelen te stellen, stimuleer je niet alleen persoonlijke groei maar zorg je er ook voor dat de nieuwe medewerker snel kan bijdragen aan de organisatiedoelen.
3 onmisbare doelen
Een effectief inwerkplan moet gericht zijn op het behalen van essentiële doelen om de nieuwe medewerker succesvol te laten integreren in het bedrijf. Hier zijn drie noodzakelijke doelen die in geen geval mogen ontbreken:
Reisdoel 1: duidelijkheid over Richting en Begrip van Taken en Verantwoordelijkheden:
Het inwerkplan moet heldere doelen stellen met betrekking tot de taken en verantwoordelijkheden van de nieuwe medewerker. Dit omvat niet alleen een algemeen begrip van hun rol binnen het team, maar ook specifieke verwachtingen en deliverables. Zonder dit doel kan de medewerker zich verloren voelen en zal het integratieproces falen.
Reisdoel 2. Ken de cultuur (gedragsregels) van je bestemming
Het begrijpen van de bedrijfscultuur en normen is van vitaal belang voor een nieuwe medewerker om effectief te functioneren binnen de organisatie. Het inwerkplan moet doelen bevatten die gericht zijn op het overbrengen van de kernwaarden, ethiek en normen van het bedrijf. Een gebrek aan culturele integratie kan leiden tot een gebrek aan betrokkenheid en een gevoel van vervreemding.
Reisdoel 3: Kennismaken met je reisgenoten:
Het succes van een nieuwe medewerker hangt vaak af van hun vermogen om effectief samen te werken en relaties op te bouwen binnen het team. Het inwerkplan moet doelen vaststellen met betrekking tot netwerken, samenwerken en communiceren met collega's. Zonder het opbouwen van professionele relaties kan de nieuwe medewerker geïsoleerd raken en zal het integratieproces niet slagen.
Meer dan alleen de werkzaamheden leren kennen
Het inwerkplan moet dus niet alleen gericht zijn op het overbrengen van specifieke vaardigheden, maar ook op het creëren van een algehele context en omgeving waarin de nieuwe medewerker gedijt. Het nastreven van deze drie doelen legt de basis voor een succesvolle integratie en draagt bij aan de algehele prestaties van de medewerker binnen het bedrijf.
Succesvol Nieuwe medewerkers onboarden hoeft jou geen tijd en energie te kosten
Tijdens de honderden onboardingtrajecten die wij bij de HR-Backoffice hebben uitgevoerd hebben we ontdekt dat het verschil wordt gemaakt door het creëren van inwerkplannen die de ontwikkeling van nieuwe medewerkers aanmoedigen en tegelijkertijd een positieve impact hebben op de algehele bedrijfsprestaties. Een inwerkplan met meetbare doelen biedt richting en duidelijkheid, waardoor nieuwe medewerkers eerder prestaties leveren en succesvol integreren in jouw team.
Vele werkgevers gingen je voor
Daarbij werken we met de meest complete en effectieve checklist waardoor vele werkgevers hun onboarding aan ons overlaten om hun nieuwe medewerkers snel thuis te laten voelen en productief te worden zonder dat zij er tijd en energie in hoeven te steken.
Focus op de ontwikkeling van je organisatie
Wil jij ook alle voordelen van effectieve onboarding zonder de stress? Ontdek dan nu het onboardingsplatform van de HR-Backoffice. Laat ons de onboarding van je nieuwe medewerkers volledig uit handen nemen, zodat jij je kunt concentreren op het laten groeien van je bedrijf. Met onze geïntegreerde oplossingen zorgen we ervoor dat nieuwe medewerkers zich snel welkom voelen, vlot worden ingewerkt, en eerder prestaties leveren.
Ready for take-off?
Klaar om jouw teamleden te laten opstijgen tot grote hoogte? Neem vandaag nog contact met ons op en geef jouw onboarding een vliegende start!--> HR-Backoffice.nl/onboarding